Norma SA 8000:2014 jako narzędzie wspierające praktyki CSR przedsiębiorstwa.

Czym jest Social Accountability International?

Social Accountability International (SAI) jest pozarządową organizacją działającą na rzecz poprawy warunków zatrudnienia poprzez opracowywanie i wdrażanie standardów w zakresie CSR. Siedzibą główną SAI jest Nowy Jork, jednakże swoje aktywności prowadzi na całym świecie. Działalność SAI rozpoczęła się w roku 1997 na bazie funkcjonującej od wielu lat Rady w sprawie priorytetów gospodarczych (Council on Economic Priorities). SAI zrzesza różnych interesariuszy, zainteresowanych tematyką społecznej odpowiedzialności biznesu. Wśród nich są międzynarodowe korporacje, firmy i instytucje oraz organizacje pozarządowe. W ramach współpracy z powyższymi podmiotami SAI wspiera firmy w osiąganiu najwyższej jakości działań CSR. Do tych działań należy zaliczyć, między innymi, szkolenia, realizację strategicznych programów (między innymi: Social Fingerprint®, TenSquared czy WE Program China) oraz opracowanie standardu SA 8000.

Norma SA 8000:2014 – podstawowe informacje

Jedną z głównych aktywności Social Accountability International stanowi  opracowanie i szkolenia z zakresu standardu odpowiedzialności społecznej SA 8000.

Pierwsza edycja normy powstała już w roku 1997 i była pierwszym na świecie edytowalnym standardem w zakresie odpowiedzialności społecznej. Aktualne wydanie normy, z roku 2014, jest już czwartą edycją powyższego standardu. Jego celem jest ustanowienie jednolitych wymagań dla organizacji uwzględniających prawa pracownicze, warunki pracy oraz skuteczny system zarządzania. Standard wymaga stosowania nie tylko przepisów prawa krajowego w zakresie warunków pracy. Bazuje także na dokumentach międzynarodowych dotyczących praw człowieka oraz konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy.

Konstrukcja normy umożliwia jej wdrażanie w każdej organizacji oraz niezależne audytowanie przez jednostki certyfikujące. Audyty te realizowane są w oparciu o akredytację nadawaną przez Social Accountability Accreditation Services (SAAS). W Polsce działania w zakresie akredytowanych przez SAAS audytów certyfikacyjnych realizowane są np. przez Bureau Veritas Polska, TÜV Rheinland Polska czy SGS Polska.

Głównym zamierzeniem standardu SA 8000:2014 jest ochrona praw pracowniczych oraz zgodność z wymaganiami prawnymi oraz innymi wymaganiami, mającymi zastosowanie. Ciągłe doskonalenie wdrożonego systemu zarządzania ma skutkować możliwością zapobiegania niezgodnościom oraz wdrożeniem działań o charakterze korygującym, jeśli one mimo wszystko wystąpią. Dzięki temu, oprócz oczywistych korzyści dla pracowników, organizacja osiąga również szereg korzyści, między innymi poprzez skuteczne zarządzanie w oparciu o szacowanie ryzyka.

Aktualnie ponad 3800 firm i instytucji w blisko 70 krajach jest certyfikowanych w oparciu o wymagania SA 8000. Zatrudnionych w tych firmach jest ponad 2 mln pracowników.

Wymagania standardu SA 8000:2014

SA 8000:2014 składa się z czterech głównych rozdziałów:

1. Wprowadzenie
2. Powołania normatywne i ich interpretacja
3. Definicje
4. Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej

W ramach procesu wdrażania standardu niezbędne jest zapoznanie się nie tylko z samymi wymaganiami zawartymi w rozdziale czwartym. Dla właściwego zrozumienia idei systemu oraz poprawności stosowania definicji używanych w rozdziale czwartym, niezbędna jest dogłębna lektura pierwszych trzech rozdziałów standardu. Pomoże to w uniknięciu nieporozumień wynikających ze złej interpretacji takich pojęć, jak: dzieci i praca dzieci, wynagrodzenie zapewniające utrzymanie czy personel organizacji.

Rozdział czwarty standardu SA 8000:2014 zawiera szereg wymagań, których skuteczna realizacja będzie uprawniała organizację do ubiegania się o certyfikat SA 8000. Pomimo braku formalnego rozróżnienia poniższych obszarów, wśród wymagań standardu wyróżnić można dwie grupy:

1. Wymagania w zakresie odpowiedzialności społecznej w podrozdziale od 4.1 do 4.8
2. Wymagania w zakresie systemu zarządzania w podrozdziale 4.9

W zakresie odpowiedzialności społecznej w podrozdziale od 4.1 do 4.8 standard wskazuje na wymagania dotyczące:

• Pracy dzieci – niezbędne jest podejmowanie starań, aby nie wspierać, ani nie angażować się w wykorzystywanie pracy dzieci. Organizacja powinna również być przygotowana na wypadek wykrycia pracy dzieci zarówno wśród swojego personelu, jak i personelu swoich dostawców i poddostawców;
• Pracy przymusowej lub obowiązkowej – niezbędne jest podjęcie wszystkich możliwych środków, żeby zapewnić, iż organizacja nie wspiera ani nie angażuje się w wykorzystywanie pracy przymusowej rozumianej jako wszelka praca lub usługi, które nie zostały zaoferowane przez daną osobę dobrowolnie i do wykonywania których ta osoba jest zmuszona pod groźbą ukarania lub działań odwetowych lub wykonania których wymaga się od tej osoby, jako formy spłacenia długu;
• Bezpieczeństwa i higiena pracy – dołożenie wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczne i higieniczne środowisko pracy oraz podejmowanie działań, aby zapobiec ewentualnym wypadkom oraz uszczerbkom na zdrowiu personelu. Należy pamiętać, że zgodnie z definicją „personel” to nie tylko pracownicy zatrudnieni w firmie. Do tej definicji zaliczani są także pracownicy kontraktowi – np. ochroniarze, pracownicy kantyny pracowniczej czy sprzątaczki;
• Prawa do zrzeszania się i rokowań układu zbiorowego – respektowanie prawa pracowników do zrzeszania się i możliwości prowadzenia rokowań układu zbiorowego;
• Dyskryminacji – zapewnienie, że decyzje dotyczące zatrudnienia, wynagrodzenia, szkoleń, awansu, zakończenia pracy i emerytury podejmowane są w oparciu jedynie o obiektywne kryteria i kwalifikacje pracowników. Ponadto decyzje te nie są powiązane z rasą, pochodzeniem narodowym lub społecznym, urodzeniem, wyznaniem, niepełnosprawnością, płcią, orientacją seksualną, obowiązkami rodzinnymi, stanem cywilnym, przynależnością do związku zawodowego, poglądami politycznymi, wiekiem lub jakimkolwiek innym czynnikiem, który mógłby stanowić powód dyskryminacji;
• Praktyk dyscyplinujących – dokładanie wszelkich starań, aby zapewnić że wszyscy członkowie personelu są traktowani z godnością i szacunkiem, a Firma nie stosuje przymusu fizycznego lub psychicznego, a także jest wolna od słownego znieważania personelu oraz surowego traktowania;
• Godzin pracy – stosowanie się do wszystkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących godzin pracy, godzin nadliczbowych oraz dni ustawowo wolnych od pracy. Norma ponadto wymaga, między innymi, aby w żadnym przypadku czas pracy nie przekraczał 48 godzin w tygodniu (nie uwzględniając nadgodzin);
• Wynagrodzenia – zapewnienie pracownikom wynagrodzenia zapewniającego utrzymanie. Wszystkie płace i świadczenia powinny być wypłacane pracownikom w sposób dla nich dogodny, a informacje dotyczące indywidualnych rozliczeń dostępne dla pracowników. „Wynagrodzenie zapewniające utrzymanie” według normy to wynagrodzenie otrzymane za standardowy tydzień pracy przez pracownika w danym miejscu wystarczające do uzyskania przyzwoitego standardu życia pracownika i jej lub jego najbliższej rodziny. Elementy przyzwoitego standardu życia to żywność, woda, mieszkanie, edukacja, opieka zdrowotna, transport, odzież i inne podstawowe potrzeby, w tym rezerwy na nieprzewidziane wydarzenia. „Wynagrodzenia zapewniającego utrzymanie” nie należy jednak identyfikować jednoznacznie z minimalnym wynagrodzeniem za pracę, zgodnie przepisami krajowymi.

W zakresie odpowiedzialności społecznej w podrozdziale 4.9 „System zarządzania” uwzględniono szereg systemowych wymagań dotyczących takich obszarów jak:

• Zasady, procedury i zapisy
• Zespół ds. Odpowiedzialności Społecznej
• Identyfikacja i ocena ryzyka
• Monitorowanie
• Zaangażowanie i komunikacja wewnętrzna
• Skargi i rozwiązywanie konfliktów
• Weryfikacja zewnętrzna i zaangażowanie interesariuszy
• Działania korygujące i zapobiegawcze
• Szkolenie i zwiększanie kompetencji
• Zarządzanie dostawcami i podwykonawcami

Należy zauważyć, iż wiele z wymagań rozdziału 4.9 można wdrażać w formie zintegrowanej z wymaganiami innych formalnych norm w zakresie zarządzania organizacjami, takich jak: ISO 9001, ISO 14001 czy OHSAS 18001.

Dokumentem wspierającym wdrażanie i certyfikację standardu SA 8000:2014 jest tzw. „Performance Indicator Annex”. Celem tego dokumentu jest zwiększenie przejrzystości wymagań normy oraz poprawa spójności interpretacji wymagania. Może być używany przez wszystkie podmioty uczestniczące w procesie – zarówno przez organizacje, jak i jednostki certyfikujące.

Procedura audytu w zakresie SA 8000:2014

Akredytowane audyty certyfikacyjne w zakresie SA 8000:2014 prowadzone są w oparciu o standard „SAAS Procedure 200:2015”. Jest on zbiorem wymagań dla akredytowanych przez SAAS jednostek certyfikujących. Standard powstał w efekcie współpracy między SAI i SAAS. Co istotne standard ten bazuje na zasadach i wymaganiach dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania zawartych w normie SO/IEC 17021-1:2015.

Proces certyfikacji w zakresie SA 8000:2014 należy rozpocząć od podjęcia świadomej decyzji nie tylko o chęci, ale także gotowości do certyfikacji. W ramach procesu certyfikacyjnego badane będą nie tylko same założenia systemu zawarte w dokumentacji, ale także jego skuteczne funkcjonowanie. Wymaga to upływu odpowiedniego czasu od wdrożenia rozwiązań organizacyjnych zawartych w opracowanych dokumentach systemowych. Ponadto niezbędne jest przeszkolenie personelu oraz realizacja działań w zakresie monitorowania (np. poprzez audyty wewnętrzne czy przeglądy zarządzania) i doskonalenia systemu (np. poprzez działania korygujące w przypadku wykrycia niezgodności).

Wymagania dla jednostek certyfikacyjnych, zawarte w standardzie „SAAS Procedure 200:2015” dotyczące etapu planowania i realizacji procesu audytowania w zakresie SA 8000:2014 są bardzo szczegółowe. Z tego względu poniżej przedstawiono jedynie podstawowe informacje w tym zakresie.

Standardowo umowa na objęcie certyfikacją systemu SA 8000:2014 zawierana jest na okres trzech lat. Jednakże niestandardowa – w porównaniu z certyfikacją z zakresu systemów ISO, jest ilość audytów, które w tym okresie są realizowane. Jest ich łącznie sześć, w tym co najmniej jeden audyt jest niezapowiedziany. Ponadto przed audytem certyfikującym niezbędne jest przeprowadzenie przez organizację samooceny z wykorzystaniem narzędzia „Social Fingerprint®”. Sam audyt certyfikujący realizowany jest dwuetapowo:

• w trakcie pierwszego etapu audytu audytor poznaje organizację i jej infrastrukturę, dokonuje przeglądu dokumentów oraz przeprowadza wywiady z kluczowym personelem. Celem pierwszego etapu audytu jest potwierdzenie gotowości organizacji do certyfikacji i zebranie danych umożliwiających przygotowanie planu drugiego etapu audytu.
• celem drugiego etapu audytu jest potwierdzenie zgodności z wymaganiami normy i pozostałymi – mającymi zastosowanie. Audytor dokonuje dogłębnego zapoznania się z organizacją i jej infrastrukturą, przeglądu dokumentów oraz przeprowadza wywiady z personelem. Realizowane są wywiady indywidualne i grupowe – ilość pracowników oraz czas trwania wywiadów regulowana jest wymaganiami „SAAS Procedure 200:2015” i managerami.

W ramach audytu certyfikacyjnego oraz w odstępach rocznych – w ramach audytów kontrolnych, jednostka certyfikująca dokonuje również niezależnej oceny z wykorzystaniem Social Fingerprint®. Uzyskane wyniki porównuje z samooceną dokonaną przez organizację.

Social Fingerprint®, jako element procesu certyfikacji SA 8000:2014

Social Fingerprint® jest narzędziem, którego celem jest wsparcie organizacji w ocenie i doskonaleniu skuteczności funkcjonowania systemów zarządzania w zakresie odpowiedzialności społecznej. Z wykorzystaniem narzędzia on-line, każda organizacja może dokonać samooceny w kontekście zagadnień odpowiedzialności społecznej. Działanie to daje możliwość oceny poziomu dojrzałości systemu zarządzania w obszarach odpowiadających wymaganiom SA 8000:2014 – podrozdział 4.9 „Systemy zarządzania”.

Udzielenie odpowiedzi na szereg pytań daje organizacji możliwość uzyskania końcowej oceny dojrzałości systemu zarządzania w skali od 1 do 5:

• ocena „5” – ustanowiono i wdrożono dojrzały system zarządzania, który jest nieustannie doskonalony,
• ocena „4” – ustanowiono system zarządzania, który został konsekwentnie i regularnie wdrożony
• ocena „3” – ustanowiono system zarządzania, który nie został całkowicie wdrożony
• ocena „2” – częściowo ustanowiono system zarządzania, ale jego wdrożenie jest reaktywne, niespójne oraz w dużej mierze nieskuteczne
• ocena „1” – brak świadomości SA 8000 lub brak jakiegokolwiek systemu w zakresie zarządzania zagadnieniami odpowiedzialności społecznej.

Niewątpliwymi korzyściami ze stosowania narzędzia Social Fingerprint® jest możliwość dokonania samooceny, a w ten sposób zidentyfikowania obszarów wymagających doskonalenia. Działanie to ułatwia też przygotowanie się do audytu, wskazując na elementy systemu, których nieskuteczne działanie może uniemożliwić uzyskanie pozytywnej rekomendacji ze strony audytora jednostki certyfikującej.

Należy też zauważyć, iż dokonanie samooceny Social Fingerprint® przez organizację, jest jednym z etapów procesu certyfikacji. W ramach tego procesu, z wykorzystaniem tego samego narzędzia, dokonywana jest niezależna ocena przez audytorów jednostki certyfikującej. Porównanie wyników tych ocen może być ciekawym doświadczeniem dla każdej organizacji. Mówi wiele o tym, co sami o sobie myślimy, a jaka jest obiektywna ocena naszych poczynań w zakresie systemów zarządzania zagadnieniami CSR.

Warte również podkreślenia jest to, iż narzędzie oceny Social Fingerprint® umożliwia dokonanie nie tylko samooceny organizacji (obowiązkowej w ramach procesu certyfikacji), ale w ramach projektu „The Social Fingerprint® Supply Chain Management Rating System” umożliwia benchmark z innymi firmami i instytucjami.

Usługi SOLID CONSULTING w zakresie wdrażania, audytowania i doskonalenia systemu.

SOLID CONSULTING proponuje wsparcie w zakresie wdrażania systemu odpowiedzialności społecznej wg normy SA 8000:2014. Ponadto oferujemy szereg usług wspierających, takich jak audyty wewnętrzne, szkolenia czy wsparcie w zakresie doskonalenia systemu.

Zapraszamy na do kontaktu: https://solidconsulting.com.pl/o-nas/kontakt/